Processi decisionali più rapidi ed un sistema di budgeting più efficiente per KOMATSU UTILITY EUROPE.

Hyperion Essbase XTD integra e valorizza il sistema informativo Komatsu

Komatsu LTD – Tokio è una multinazionale giapponese con stabilimenti in tutti i continenti, che  opera nella produzione e vendita di macchine movimento terra da costruzione e da estrazione (escavatori idraulici, bulldozer, pale gommate, dumper, motori, gru per terreni dissestati, macchinari da perforazione, attrezzatura idraulica, compositrici per metallo e acciaio, e altri). La sua controllata italiana, Komatsu Utility Europe S.p.A., con sede a Este (Padova), dove è anche situato il suo stabilimento di produzione, impiega circa 700 dipendenti e ha registrato nel 2001 un fatturato di oltre 300 milioni di euro, riferito alle macchine della gamma medio-piccola (mini, skid, terne).

La complessità connessa ai processi di produzione, la ricerca di miglioramenti nel controllo e nella riduzione dei costi, nonché la necessità di pianificare a medio e lungo periodo i risultati, sia a livello di margine dei prodotti sia a livello di risultato economico aziendale, hanno indotto la Direzione Finance KUE a introdurre strumenti che supportassero adeguatamente le attività di controllo di gestione aziendale.

Valutare correttamente le dinamiche economiche e finanziarie legate all’evoluzione del business aziendale, dalla pianificazione strategica, al budgeting e, successivamente, al controllo a consuntivo, rappresentano momenti fondamentali per potersi adeguare efficacemente alle oscillazioni di un mercato in cui solo la rapidità del processo decisorio può consentire il mantenimento di un vantaggio competitivo.

In questo contesto, contraddistinto anche dalla rapidità e dall’elevata frequenza nella produzione dei dati rilevanti, la Direzione Finance aveva bisogno di strumenti di pianificazione e controllo personalizzati, attraverso la costruzione di ambienti multidimensionali con elevata configurabilità, per poter seguire in modo efficace ed efficiente l’evoluzione organizzativa e metodologica connessa sia alla crescita dell’organizzazione, sia alle scelte operate dalla Casamadre.

Komatsu Utility Europe, che già utilizzava Essbase XTD nelle attività di reporting ed analisi dei dati provenienti dal sistema ERP e dagli altri sistemi in uso, ha scelto di sviluppare un ambiente di simulazione e proiezione dei dati economici relativi alle Spese Generali e al costo del Personale che, data la loro rilevanza sia in termini di costo che di criticità, richiedevano un’ampia varietà e profondità di analisi a vari livelli di dettaglio e la possibilità di essere oggetto di azioni di simulazione Top-Down e Bottom-Up garantendo la coerenza delle informazioni e la loro accurata mensilizzazione.

La scelta di Essbase era stata originariamente condizionata da vari fattori, tra cui:

·         Utilizzo a livello mondiale del sistema ERP Baan e necessità di una revisione tanto dell’organizzazione aziendale e delle procedure operative;

·         Passaggio dal FULL COST control a SVC-SVM control system. Introduzione dei principi USGAAP e di Evaluation policy di Gruppo con conseguente produzione di Reporting di Gruppo;

·         Il prodotto è caratterizzato da ampiezza e profondità della Distinta Tecnica e richiesto in versioni personalizzate;

·         Necessità di elaborare diversi scenari di sviluppo in relazione all’incidenza dell’effetto volume sui costi generali di produzione e struttura;

·         necessità di ampliare le dimensioni di analisi per la rilevanza del controllo per progetti e processi.

Così tutta una serie di attività hanno incominciato ad essere gestite attraverso Hyperion Essbase XTD ed Hyperion Analyzer, tool di front-end fruibile via Web per la costruzione di cruscotti aziendali e la navigazione grafica dei dati.Permaneva tuttavia un elevato utilizzo di fogli Excel per l’elaborazione delle proiezioni e delle simulazioni e una successiva lunga fase di inserimento manuale dei dati all’interno della struttura di HY Essbase.

“La situazione illustrata – ha dichiarato Simone Fiocchi, presidente di Iconsulting, partner di Hyperion che ha seguito lo sviluppo del progetto - non consentiva al Controllo di Gestione di fornire un servizio in linea con le richieste provenienti dal Vertice aziendale e dalla capogruppo. Le principali lacune riscontrate riguardavano: la mancanza di coerenza delle informazioni ai vari livelli, l’eccessivo tempo necessario all’ottenimento dei risultati voluti e l’impossibilità di indagini dettagliate per valutare ipotesi significative. 

“Abbiamo scelto di sviluppare le nuove applicazioni con Hyperion Essbase XTD perché utilizzandolo ne avevamo appreso le potenzialità, inoltre, le presentazioni effettuate da Hyperion e Iconsulting rispondevano a tutte le nostre richieste sia nella fase di progettazione e sviluppo, sia nella seguente fase di utilizzo e verifica della soluzione – commenta Marco Scatto, Finance & Control Division, Project leader Accounting Efficiency di Komatsu Utility Europe. Ci serviva una soluzione “su misura” che, al di là delle funzionalità disponibili in molti prodotti di budgeting presenti sul mercato, fosse in grado di soddisfare anche quelle specificità del modello di simulazione elaborato in KUE. In particolare, c’era l’esigenza di ponderare effetti di variazioni di volume su particolari famiglie di costi in relazione alla loro imputazione a specifici gruppi di Centri di Costo; si richiedeva la possibilità di proiettare dei dati consuntivi o di riferimento seguendo un processo sequenziale, con il quale isolare gli effetti di tipo economico (inflazione), le variazioni di volume, l’incidenza dei costi fissi e variabili, le performance dichiarate dalle singole Direzioni, nonché ulteriori task assegnati dal vertice aziendale”.

“Un fattore di scelta rilevante - ha proseguito Scatto - era che l’applicazione fosse di facile e veloce utilizzo nelle fasi di inserimento dati, creazione nuovi scenari e calcolo; Essbase garantiva la completa e corretta quadratura dei dati contenuti a tutti i livelli e in tutte le dimensioni considerate. Anche la possibilità di lavorare con Iconsulting, società specializzata nella costruzione di piattaforme di Business Intelligence, sia per progetti infrastrutturali di Data Warehouse sia per applicazioni Analitiche, con una notevole esperienza nei settori del Manifatturiero, della Grande Distribuzione, della Pubblica Amministrazione e dei Servizi Finanziari e Assicurativi ed una “filiera di modelli” che copre le principali esigenze analitiche degli utenti aziendali e, nello specifico, le nostre esigenze di personalizzazione, ha rappresentato un ulteriore incentivo”.

“Grazie al progetto che abbiamo costruito con Hyperion – ha ancora aggiunto Fiocchi - sono stati superati i limiti esistenti ed è iniziata la costruzione di un modello strutturato di generazione delle simulazioni. Lo sviluppo futuro del progetto è di creare un’ambiente di simulazione integrato per le varie funzioni aziendali.

Infatti, la procedura sviluppata ha consentito di eliminare le fasi a più alta manualità lasciando ai responsabili di KUE il tempo di dedicarsi con maggiore proficuità alle loro funzioni aziendali analitico-strategiche. Inoltre, la garanzia della quadratura dei dati a tutti i livelli ha consentito di aumentare l’affidabilità dei dati stessi e quindi la velocità con cui questi possono essere elaborati e presentati sia a livello sintetico che a livello di dettaglio”.

“Le soluzioni adottate per la parte operativa (maschere di inserimento, tracciatura delle operazioni, gestione degli scenari, etc) sono state particolarmente apprezzate dal cliente per la completezza e chiarezza delle funzioni presenti – ha a sua volta commentato Marco Schonhaut, project Manager Iconsulting, che ha guidato il team di sviluppo/progettazione - L’applicazione è in grado di gestire un numero qualsiasi di scenari di simulazione, di gestire sia la costruzione del budget che la sua revisione mensile (forecast), e di mantenere la traccia completa delle operazioni effettuate per documentare la costruzione del dato”.

La fase di disegno e progettazione della soluzione è stata complessa. Ogni fase è stata accuratamente documentata da parte di Iconsulting per avere una puntuale verifica della corrispondenza tra idee del committente ed implementazioni proposte dal consulente. I tempi, inoltre, erano assai ristretti in rapporto alla  laboriosità della soluzione.

Nonostante le difficoltà, l’analisi e l’approvazione del progetto sono terminate verso la fine del 2002 e i termini per la consegna dell’intera applicazione sono stati perfettamente rispettati con soltanto 40 giornate uomo di progetto complessivo.

L’applicazione è divenuta operativa in occasione dell’elaborazione dei dati per il Forecast 2002 e dei Budget per l’esercizio 2003.

“A qualche mese di distanza dall’entrata in produzione – ha concluso Scatto - i benefici che la nostra azienda ha ottenuto sono risultati in linea con le aspettative: le analisi dei dati sono state effettuate con un livello di dettaglio superiore a quello delle precedenti esperienze; i tempi di elaborazione e produzione dei reports sono stati ridotti in termini assoluti ed i dati trasmessi alle direzioni sono stati apprezzati per il livello di precisione e chiarezza. Inoltre la “percorribilità” degli stessi dati ha consentito di dare immediate risposte a richieste di indagine o analisi. 

Segno tangibile dei risultati raggiunti è l’incremento di efficienza ottenuto nel Controllo di Gestione dove, con una risorsa in meno dell’anno precedente, sono state sviluppate analisi più accurate e fornite maggiori informazioni alle direzioni. Inoltre è stato rispettato il calendario delle attività in quanto la soluzione non ha presentato problemi di funzionamento”.